Bankenreport für das Immobilienportfolio erstellen: Diese Angaben gehören hinein

Wer eine weitere Immobilie finanzieren möchte, muss der Bank meistens mehr zeigen als nur das Exposé des neuen Objekts. Besonders bei mehreren Bestandsimmobilien möchte die Bank nachvollziehen können, welche Vermögenswerte, Darlehen, Mieteinnahmen und laufenden Belastungen bereits vorhanden sind.

Genau hier hilft ein Bankenreport für das Immobilienportfolio. Er fasst die wichtigsten Informationen zum gesamten Bestand in einer übersichtlichen und nachvollziehbaren Form zusammen.

Ein solcher Report ersetzt weder die Selbstauskunft der Bank noch erforderliche Nachweise. Er kann aber dafür sorgen, dass du deine Zahlen nicht für jedes Bankgespräch neu zusammensuchen und in unterschiedlichen Excel-Dateien aufbereiten musst.

Was ist ein Bankenreport für ein Immobilienportfolio?

Der Begriff Bankenreport bezeichnet in diesem Zusammenhang eine strukturierte Übersicht über den Immobilienbestand eines Investors.

Der Report soll einer Bank oder einem Finanzierungsvermittler ermöglichen, die wirtschaftliche Situation des Investors schneller zu verstehen. Dazu werden die wichtigsten Daten zu allen Immobilien und Darlehen zusammengeführt.

Typischerweise beantwortet der Report Fragen wie:

• Wie viele Immobilien besitzt der Investor?
• Wie hoch ist der geschätzte Gesamtwert des Portfolios?
• Welche Restschulden bestehen?
• Wie hoch sind die monatlichen Mieteinnahmen?
• Welche Darlehensraten müssen bezahlt werden?
• Wie hoch ist der laufende Cashflow?
• Wie viel Eigenkapital ist im Portfolio gebunden?
• Wann laufen Zinsbindungen bestehender Darlehen aus?

Wichtig ist die Abgrenzung zu den übrigen Finanzierungsunterlagen. Ein Bankenreport ist keine offizielle Finanzierungszusage und normalerweise auch kein Ersatz für bankeigene Formulare.

Er ergänzt Unterlagen wie:

• persönliche Selbstauskunft
• Einkommensnachweise
• Steuerbescheide
• Konto- und Depotauszüge
• Darlehensverträge
• aktuelle Restschuldnachweise
• Grundbuchauszüge
• Kaufvertragsentwurf des neuen Objekts
• Exposé, Grundriss und weitere Objektunterlagen

Welche Dokumente tatsächlich benötigt werden, hängt von der Bank, dem Finanzierungsmodell und der persönlichen Situation ab.

Warum ist eine Portfolioübersicht für die Bank relevant?

Bei der Finanzierung einer weiteren Kapitalanlage betrachtet die Bank nicht nur das neue Objekt. Auch das bereits vorhandene Portfolio kann für die Beurteilung eine Rolle spielen.

Dabei geht es unter anderem darum, ob Einnahmen und Verpflichtungen plausibel zusammenpassen. Eine Bank möchte beispielsweise nachvollziehen können, welche Mieteinnahmen regelmäßig eingehen und welche Kreditraten bereits bezahlt werden müssen.

Bei einem einzelnen Objekt lassen sich diese Informationen oft noch relativ einfach darstellen. Mit jeder weiteren Immobilie wird die Situation komplexer.

Unterschiedliche Banken, verschiedene Zinsbindungen, veränderte Mieten und laufende Tilgungen führen schnell dazu, dass Zahlen in älteren Tabellen nicht mehr aktuell sind. Eine zentrale Portfolioübersicht schafft deshalb nicht nur für die Bank, sondern auch für den Investor selbst mehr Klarheit. Wer sein Immobilienportfolio analysieren möchte, profitiert von einem konsistenten Datenstand, der sich bei jeder neuen Anfrage wiederverwenden lässt.

Welche Angaben gehören in einen Bankenreport?

Der genaue Aufbau kann sich je nach Bank unterscheiden. Die folgenden Bestandteile bilden jedoch eine sinnvolle Grundlage für einen Immobilienportfolio-Report.

1. Zusammenfassung des Gesamtportfolios

Die erste Seite sollte einen schnellen Überblick über den gesamten Immobilienbestand geben.

Sinnvolle Kennzahlen sind:

• Anzahl der Immobilien
• Anzahl der vermieteten Einheiten
• gesamte Wohn- oder Nutzfläche
• Summe der ursprünglichen Kaufpreise
• geschätzter aktueller Immobilienwert
• gesamte offene Darlehenssumme
• geschätztes Nettovermögen im Portfolio
• monatliche oder jährliche Nettokaltmiete
• gesamte monatliche Darlehensrate
• jährliche Zins- und Tilgungsleistung
• laufender Cashflow
• vorhandene Liquiditätsreserven

Der Immobilienwert sollte nicht mit dem ursprünglichen Kaufpreis verwechselt werden. Wenn ein aktueller Wert nur geschätzt wurde, muss dies klar erkennbar sein.

2. Übersicht aller Immobilien

Nach der Zusammenfassung sollte eine Tabelle mit allen Objekten folgen.

Pro Immobilie können unter anderem diese Angaben enthalten sein:

• Ort und Adresse
• Objektart
• Baujahr
• Wohnfläche
• Anzahl der Einheiten
• Kaufdatum
• Kaufpreis
• aktuelle Nutzung
• monatliche Nettokaltmiete
• geschätzter Immobilienwert
• offene Darlehenssumme
• monatliche Kreditrate
• monatlicher Cashflow

Die Tabelle sollte kompakt bleiben. Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Immobilien können anschließend auf separaten Objektseiten dargestellt werden.

3. Übersicht über bestehende Darlehen

Für die Beurteilung des Portfolios sind nicht nur die Immobilienwerte, sondern auch die bestehenden Finanzierungen relevant.

Für jedes Darlehen sollten möglichst folgende Angaben vorliegen:

• finanzierende Bank
• ursprüngliche Darlehenssumme
• aktuelle Restschuld
• Sollzins
• anfängliche oder aktuelle Tilgung
• monatliche Darlehensrate
• Beginn des Darlehens
• Ende der Zinsbindung
• mögliche Sondertilgung
• zugehörige Immobilie
• eingetragene oder vereinbarte Sicherheiten, soweit bekannt

Besonders das Ende der Zinsbindung ist relevant, weil sich daraus zukünftiger Refinanzierungsbedarf ergeben kann.

4. Mieteinnahmen und laufende Kosten

Eine hohe Miete allein sagt noch wenig über die tatsächliche wirtschaftliche Leistung einer Immobilie aus. Deshalb sollte der Report Einnahmen und relevante Ausgaben nachvollziehbar gegenüberstellen.

Dazu können gehören:

• Nettokaltmiete
• sonstige regelmäßige Einnahmen
• nicht umlagefähige Betriebskosten
• Verwaltungskosten
• Instandhaltung oder Rücklagen
• Leerstand
• Darlehensrate
• Zinsanteil
• Tilgungsanteil
• Cashflow vor Steuern

Ein Cashflow nach Steuern kann als zusätzliche Modellrechnung sinnvoll sein. Er sollte jedoch klar als Berechnung auf Basis bestimmter Annahmen bezeichnet werden. Die tatsächliche steuerliche Behandlung hängt von der individuellen Situation ab.

5. Vermögen und weitere Verbindlichkeiten

Neben den Immobilien kann die Bank weitere Vermögenswerte und Verpflichtungen abfragen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Bankguthaben
• Wertpapierdepots
• Bausparguthaben
• Beteiligungen
• sonstige Immobilien
• private oder geschäftliche Kredite
• Bürgschaften
• Leasingverpflichtungen
• sonstige regelmäßige Zahlungsverpflichtungen

Diese Informationen gehören nicht zwangsläufig vollständig in jeden Portfolio-Report. Häufig werden sie zusätzlich über die Selbstauskunft der jeweiligen Bank erfasst.

Achte darauf, nur erforderliche personenbezogene Daten zu übermitteln und sensible Unterlagen über den von der Bank vorgesehenen sicheren Übertragungsweg einzureichen.

6. Detailseite pro Immobilie

Nach der Gesamtübersicht kann für jede wichtige Immobilie eine eigene Seite folgen.

Eine solche Objektseite kann enthalten:

• ein oder zwei Fotos
• kurze Objektbeschreibung
• Lage und Objektart
• Kaufpreis und Kaufdatum
• Fläche und Anzahl der Einheiten
• aktuelle Miete
• geschätzter Immobilienwert
• Darlehensdaten
• Restschuld
• Zins und Tilgung
• Cashflow
• besondere Chancen oder Risiken

Bei einem sehr großen Portfolio muss nicht jedes einzelne Objekt ausführlich dargestellt werden. Die Gesamtübersicht sollte jedoch immer alle Immobilien berücksichtigen.

Bankenreport in sechs Schritten selbst erstellen

Schritt 1: Unterlagen zusammentragen

Sammle zunächst die aktuellen Unterlagen zu deinen Immobilien und Finanzierungen.

Dazu gehören insbesondere Kaufverträge, Darlehensverträge, Restschuldnachweise, Mietverträge, Abrechnungen und vorhandene Objektunterlagen.

Schritt 2: Daten einheitlich erfassen

Lege fest, welche Werte du für jedes Objekt erfassen möchtest. Verwende für alle Immobilien dieselben Bezeichnungen und Zeiträume.

Mische beispielsweise nicht monatliche und jährliche Werte innerhalb derselben Tabelle.

Schritt 3: Zahlen kontrollieren

Prüfe, ob Kaufpreise, Mieten, Restschulden und Darlehensraten aktuell sind. Restschulden verändern sich durch die laufende Tilgung und sollten nicht dauerhaft aus dem ursprünglichen Tilgungsplan übernommen werden, ohne sie zu aktualisieren.

Schritt 4: Gesamtwerte berechnen

Addiere die Werte der einzelnen Immobilien zu einer Portfolioübersicht.

Wichtig ist, dass die Summen in der Übersicht exakt mit den Angaben auf den Objektseiten übereinstimmen.

Schritt 5: Annahmen kennzeichnen

Markiere Werte, die nicht durch einen aktuellen Nachweis belegt sind.

Das betrifft häufig:

• geschätzte Marktwerte
• zukünftige Mieterhöhungen
• geplante Modernisierungskosten
• erwartete Wertsteigerungen
• steuerliche Berechnungen

So kann der Empfänger zwischen belegten Daten und Annahmen unterscheiden.

Schritt 6: Als übersichtliches PDF exportieren

Der fertige Report sollte als sauberes PDF ausgegeben werden.

Achte auf:

• einheitliche Tabellen
• gut lesbare Schriftgrößen
• klare Seitentitel
• nachvollziehbare Einheiten
• Erstellungsdatum
• Seitenzahlen
• konsistente Zahlen
• möglichst wenige unnötige Designelemente

Der Report sollte professionell aussehen, aber nicht wie eine Werbebroschüre wirken.

Bankenreport mit Excel oder Software erstellen?

Ein Bankenreport lässt sich grundsätzlich mit Excel erstellen. Für ein kleines und einfach finanziertes Portfolio kann das vollkommen ausreichend sein.

Mit zunehmender Anzahl an Immobilien und Darlehen steigt jedoch der Pflegeaufwand.

Excel ist besonders geeignet, wenn du nur wenige Objekte besitzt, deine Tabelle selbst aufgebaut hast und sie regelmäßig pflegst.

Eine spezialisierte Software wird interessanter, wenn du mehrere Immobilien, unterschiedliche Darlehen und wiederkehrende Finanzierungsanfragen verwalten möchtest.

Häufige Fehler bei der Aufbereitung für Banken

Veraltete Restschulden

Die ursprüngliche Darlehenssumme ist nicht mit der aktuellen Restschuld gleichzusetzen. Verwende möglichst einen aktuellen Stand.

Kaufpreis und Marktwert werden vermischt

Der historische Kaufpreis sollte getrennt von einem aktuellen oder geschätzten Immobilienwert dargestellt werden.

Kaltmiete und Warmmiete werden verwechselt

Für Wirtschaftlichkeitsberechnungen sollte klar erkennbar sein, welche Miete verwendet wurde.

Verpflichtungen werden nicht vollständig berücksichtigt

Ein Report wirkt wenig glaubwürdig, wenn Darlehen oder laufende Belastungen fehlen, die später aus anderen Unterlagen hervorgehen.

Unterschiedliche Zahlen in verschiedenen Tabellen

Wenn die Gesamtübersicht andere Werte enthält als die einzelnen Objektseiten, entstehen unnötige Rückfragen.

Schätzungen werden als Fakten dargestellt

Wertentwicklungen und zukünftige Mieten sind Annahmen. Sie sollten entsprechend gekennzeichnet werden.

Zu viele Informationen ohne klare Struktur

Ein umfangreicher Ordner mit Dokumenten ist noch kein Bankenreport. Die wichtigsten Informationen müssen schnell auffindbar sein.

Bankenreport mit Immotrim erstellen

Immotrim wurde für private Immobilieninvestoren entwickelt, die ihre Immobilien- und Finanzierungsdaten nicht bei jeder Anfrage neu in Excel übertragen möchten.

Der grundlegende Ablauf ist:

1. Vorhandene Immobilien- und Finanzierungsdokumente hochladen
2. Relevante Angaben automatisch auslesen lassen
3. Erkannte Daten überprüfen und bei Bedarf korrigieren
4. Einzelne Immobilien und das gesamte Portfolio analysieren
5. Einen strukturierten Portfolio-Report für Banken erstellen

Dadurch entsteht eine zentrale Datenbasis, die nicht nur für ein einzelnes Bankgespräch verwendet werden kann. Änderungen an Mieten, Darlehen oder Immobilienwerten lassen sich im Portfolio aktualisieren und bei einer späteren Finanzierungsanfrage erneut verwenden.

Immotrim ersetzt dabei weder die Kreditentscheidung der Bank noch alle zusätzlich geforderten Nachweise. Das Ziel ist eine andere Aufgabe: dein Immobilienportfolio verständlich, konsistent und ohne ständig neu gebaute Excel-Tabellen aufzubereiten. Einen Überblick über die Tarife findest du auf der Seite Preise.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Bankenreport bei einer Immobilienfinanzierung verpflichtend?

Es gibt keinen einheitlichen Bankenreport, der bei jeder Immobilienfinanzierung verpflichtend ist. Banken verwenden unterschiedliche Prozesse und eigene Formulare. Eine zusätzliche Portfolioübersicht kann jedoch dabei helfen, einen umfangreichen Immobilienbestand verständlich darzustellen.

Verbessert ein professioneller Bankenreport meine Chancen auf eine Finanzierung?

Ein übersichtlicher Report kann die Vorbereitung erleichtern und Rückfragen reduzieren. Er verändert jedoch nicht automatisch deine Bonität und garantiert weder eine Finanzierungszusage noch bestimmte Konditionen. Die Entscheidung hängt unter anderem von Einkommen, Vermögen, Verpflichtungen, Sicherheiten, dem neuen Objekt und den Vorgaben der jeweiligen Bank ab.

Reicht Excel für einen Immobilienreport aus?

Ja. Bei wenigen Immobilien kann eine gut gepflegte Excel-Datei ausreichend sein. Bei mehreren Objekten und Darlehen werden Aktualisierung, Fehlerkontrolle und PDF-Erstellung jedoch zunehmend aufwendig.

Welchen Immobilienwert sollte ich im Report angeben?

Kaufpreis und aktueller Immobilienwert sollten getrennt dargestellt werden. Bei einem geschätzten Marktwert sollte erkennbar sein, wann und auf welcher Grundlage die Schätzung vorgenommen wurde.

Wie aktuell müssen die Daten sein?

Vor einem Bankgespräch sollten insbesondere Restschulden, Mieten, Darlehensraten, verfügbare Liquidität und wesentliche Verpflichtungen überprüft werden. Der Report sollte ein gut sichtbares Erstellungs- oder Aktualisierungsdatum enthalten.

Ersetzt der Report die Selbstauskunft der Bank?

In der Regel nicht. Viele Banken verlangen eine eigene Selbstauskunft und zusätzliche Nachweise. Der Portfolio-Report dient als ergänzende, strukturierte Übersicht über den Immobilienbestand.

Fazit

Ein Bankenreport bringt die wichtigsten Informationen über Immobilien, Darlehen, Mieten und Vermögenswerte in eine nachvollziehbare Struktur.

Für Investoren mit wenigen Objekten kann eine gepflegte Excel-Datei ausreichen. Sobald das Portfolio wächst, unterschiedliche Finanzierungen hinzukommen oder regelmäßig neue Bankanfragen gestellt werden, wird eine zentrale Softwarelösung deutlich praktischer.

Entscheidend ist nicht, möglichst viele Kennzahlen zu zeigen. Der Report sollte aktuell, konsistent und verständlich sein. So erhält die Bank einen schnellen Überblick und du musst deine Portfoliodaten nicht bei jeder Finanzierung vollständig neu aufbereiten.